logo
FA 3/2023 życie naukowe

Anna Stachowiak-Szrejbrowska, Piotr Alexandrowicz

Biura pod ostrzałem

Biura pod ostrzałem 1

Fot. Stefan Ciechan

Można uznać, że rozrost biur wsparcia projektów wskazuje na to, że cały system zmierza w złym kierunku, ale tak chyba nie jest. To raczej naukowcy wykazują coraz więcej zainteresowania projektami, dlatego potrzebne są coraz większe zespoły, by zapewnić wszystkim zainteresowanym stosowne wsparcie.

Autorzy grudniowego tekstu krytykującego NCN (Wojciech Czakon i Ewa Bogacz-Wojtanowska, Quo vadis NCN?, FA 12/2022) nie oszczędzili także pracowników administracji wspierających naukowców w przygotowaniu i realizowaniu projektów. Oto naukowiec – według wizji krakowskich profesorów – nie dość, że skazany na samotną i nierówną walkę z NCN w obronie swojego prawa do wolności badań, musi jeszcze jedną ręką powstrzymywać drugą głowę hydry, która zwie się „administracja”. Dlaczego w tekście poświęconym ponoć korygowaniu polityki Centrum zarzuty padają również wobec biur wsparcia projektowego? Nie wiemy. Jest to jednak dobra okazja, by wystąpić w obronie tej grupy pracowników uczelni, która często spotyka się z nieuzasadnioną krytyką i brakiem docenienia przez naukowców. Skupiamy się na roli pracowników administracji w systemie grantowym, choć szereg naszych obserwacji dotyczy także innych obszarów, w których wartość pracy wykonywanej przez pracowników administracyjnych jest deprecjonowana.

Biura wsparcia projektów jako źródło problemów

Zaczniemy od kwestii najbardziej podstawowej, bo zakorzenionej w samym języku. Nie wszystkie grupy zaangażowane w działanie uczelni i całej akademii są traktowane w punkcie wyjścia tak samo. Zapewne zwykle za stosowaniem terminu „administracja” nie kryje się chęć deprecjonowania opisywanej przez ten termin grupy pracowników, jednak jest to naszym zdaniem wyraz pewnego systemowego podejścia do sprawy: mamy naukowców i mamy administrację. Ta druga grupa zasługuje na podmiotowe traktowanie, co jest kwestią elementarną i chyba jednak oczywistą, niemniej warto o tym przypominać. Dobra komunikacja pomiędzy wszystkimi członkami społeczności akademickiej buduje atmosferę współpracy i zaufania, a wzajemny szacunek stanowi podstawę dobrych relacji międzyludzkich, także w akademii.

Warto pamiętać o tym, że wszyscy gramy do jednej bramki, a pracownicy administracji pełnią rolę służebną, choć nie służalczą. Naszym zdaniem doświadczeni i dobrze wyszkoleni pracownicy administracji uczelni stanowią cenną pomoc dla naukowców, którzy dzięki wsparciu w przygotowaniu wniosków projektowych mają możliwość skupienia się na części merytorycznej projektu związanej z przygotowaniem i prowadzeniem badań. W wielu jednostkach powstały większe lub mniejsze biura wsparcia projektowego, które służą pomocą nie tylko w realizacji projektów, ale także w procesie ich przygotowania. To po ich stronie leży sprawdzenie wymogów formalnych. To właśnie dzięki ich zaangażowaniu w przygotowanie wniosków znacząco spadł odsetek tych, które nie spełniały wymogów formalnych konkursu. Co więcej, pracownicy biur wsparcia projektowego dzielą się z naukowcami wieloletnim doświadczeniem w przygotowaniu aplikacji grantowych, co przekłada się na coraz lepszą jakość składanych wniosków, choć nie zawsze na wyższy współczynnik sukcesu ze względu na niedofinansowanie NCN.

Krytyka przedstawiona przez krakowskich profesorów jest nietrafna, nie uwzględnia bowiem faktu, że uczelnia to od strony organizacyjnej duża instytucja profesjonalnie zarządzana, z setkami pracowników, projektów, procesów. Uczelniane biura wsparcia projektowego w systemie grantowym mają ważną rolę do odegrania i można oczekiwać od naukowców, żeby to dostrzegali. Nie oznacza to jednocześnie, że należy w złote ramy oprawiać wewnętrzne wymogi czy procedury. Przeciwnie, podlegają one ciągłym korektom, a uzasadniony głos krytyki ze strony naukowców powinien mieć podstawową rolę w kształtowaniu optymalnej praktyki, która bierze pod uwagę skalę zadań i zasobów danej jednostki.

Niebezpieczeństwo generalizacji

Na tym tle wyraźnie widać, że zasadniczym problemem w dyskusji jest pochopne uogólnianie indywidualnych doświadczeń na systemową ocenę. Na podstawie własnych negatywnych wspomnień związanych z pracownikami administracji odpowiedzialnymi za wsparcie projektowe łatwo można uznać, że „administracja to pierwszy wróg naukowca”. Z drugiej strony nasze doświadczenia z pracy w biurze wsparcia projektowego pokazują, że system ten może działać bardzo dobrze, zwłaszcza wtedy, gdy wszystkie strony traktują się z szacunkiem i są gotowe do współpracy. Ani jedna, ani druga opinia nie oddają tego, jak jest w rzeczywistości; pozostając na poziomie uogólniania indywidualnych doświadczeń, nie wyjdziemy poza anegdotyczną rozmowę.

Podobnie wydaje się istotne rozróżnienie wsparcia na etapie przygotowania wniosku od pomocy już w fazie realizacji projektu. To pierwsze jest użyteczne i pomocne, ale to drugie jest niezbędne i kluczowe. Wydaje się, że dla naukowców ważniejsze od pomocy w pisaniu wniosków jest realne wsparcie w spokojnej realizacji projektu i w rozwiązywaniu bieżących problemów. Nie ma chyba danych na temat tego, w ilu jednostkach wsparcie projektowe jest dostępne, czy obejmuje pomoc w przygotowaniu wniosku (w jakim zakresie?), czy tylko w realizacji projektu, jakie procedury wewnętrzne są wiążące w poszczególnych jednostkach, czy jest ustalony zakres zadań administracyjnych w zakresie wsparcia projektowego, co sami naukowcy sądzą o wsparciu projektowym w strukturach danej jednostki itd. Odpowiedzi na te pytania są pierwszym krokiem w stronę ustalenia realnej roli biur wsparcia projektowego.

Unikanie uogólnień znacznie ułatwi zatem merytoryczną rozmowę. Jednocześnie jest to za mało, by system poprawiać. Stąd też warto być może przeprowadzić i w tym zakresie szerokie badania, które pozwolą zobiektywizować spojrzenie zarówno na biura wsparcia projektowego, jak i na NCN. Celem takich badań powinno być poszukiwanie możliwie efektywnego systemu wsparcia w przygotowaniu i realizacji grantów ze strony jednostki oraz społeczna percepcja zarówno NCN, jak i biur wsparcia projektowego przez naukowców. Także komunikacja między Centrum a biurami wsparcia projektowego jest ważną kwestią dla całego systemu grantowego, gdyż od jej jakości zależy realna wartość pomocy, którą naukowcy otrzymać mogą w swojej jednostce.

Czy biura wsparcia projektowego pomagają, czy przeszkadzają naukowcom?

Czytelnik tekstu grudniowego może mieć wrażenie sprzeczności: albo przygotowanie wniosku jest zadaniem prostym, które leży w kompetencjach przeciętnego naukowca, albo jednak jest to zadanie wymagające, którego realizacja domaga się wsparcia ze strony uczelni. Autorzy starają się pogodzić jednocześnie tezę o tym, że wnioski są skomplikowane a system zbyt sformalizowany, z twierdzeniem, że wsparcie administracyjne systemu grantowego jest w całości złe. Chyba jednak da się znaleźć bardziej umiarkowane podejście do tematu. Oczywiście można uznać, że rozrost biur wsparcia projektów wskazuje na to, że cały system zmierza w złym kierunku (uznając to za odpowiedź na postępujące skomplikowanie i sformalizowanie konkursów NCN), ale tak chyba jednak nie jest. To raczej naukowcy wykazują coraz więcej zainteresowania projektami, dlatego potrzebne są coraz większe zespoły, by zapewnić wszystkim zainteresowanym stosowne wsparcie.

Można zapytać, czy jeden naukowiec jest w stanie poradzić sobie z przygotowaniem wniosku o finansowanie badań, co jest zadaniem trudnym i wymagającym specjalistycznej wiedzy. Odpowiedź jest prosta: oczywiście, że tak. Skoro naukowiec, jako osoba dobrze wykształcona, może przygotować sylabus zajęć, napisać artykuł czy zorganizować seminarium lub wyjazd na konferencję, to może również przygotować wniosek do NCN. Napisanie projektu to ostatecznie nic trudnego, zwłaszcza że formularz wniosku o finansowanie badań przez Centrum jest powszechnie znany, towarzyszą mu zwykle dodatkowe instrukcje i tylko czasami zawiera niewielkie zmiany zależne od typu konkursu. Podobnie jak każda praca koncepcyjna, napisanie projektu wymaga jednak czasu i zaangażowania, trzeba bowiem wiele kwestii przemyśleć, przygotować, zaplanować i w końcu opisać. W tym procesie jest wiele zadań, które można wykonać znacznie łatwiej i szybciej, korzystając ze specjalistycznej wiedzy pracowników biur wsparcia projektowego i „doświadczenia instytucjonalnego”, które ci pracownicy ze sobą niosą. Teoretycznie naukowiec przygotowujący projekt zobligowany jest zapoznać się z całą dokumentacją konkursową, w tym z wytycznymi odnośnie do kwalifikowalności kosztów, kryteriami oceny czy umową o finansowanie projektu, by móc przygotować projekt zgodnie z wymaganiami NCN. Jednak, aby ułatwić naukowcom pracę, to właśnie biura wsparcia projektowego często przygotowują poradniki, prowadzą szkolenia dotyczące konkursów, gromadzą użyteczne dane (raporty, recenzje, statystyki, wzory). Ponadto na dalszym etapie przygotowania wniosku, dzięki zaangażowaniu w proces biur wsparcia projektowego, naukowiec może skupić się na elementach merytorycznych, czyli w przypadku NCN przede wszystkim na planowaniu badań, opisie projektu, planie zarządzania danymi czy kwestiach etycznych. Z kolei biura wsparcia biorą na siebie zwykle uzupełnienie części administracyjnej wniosku, sprawdzenie poprawności wniosku pod względem formalnym, zwracając szczególną uwagę na budżet i przypisanie poszczególnych pozycji do właściwych kategorii zgodnie z wytycznymi agencji oraz wewnętrznymi regulacjami jednostki.

Wydaje się zatem, że biura wsparcia projektów ułatwiają życie naukowcom. Naszym zdaniem rola pracowników administracji zarówno w procesie przygotowania, jak i realizacji grantu jest jednak przez wielu naukowców ciągle jeszcze niedoceniana. Naturalnie zawsze może być lepiej, nie uważamy, że pracownicy administracji działają perfekcyjnie i ekstremalnie wydajnie, że komunikują się z naukowcami w sposób idealny albo że nie popełniają błędów. W przywołanej w tekście grudniowym korespondencji mailowej nie widzimy jednak nic zaskakującego: jeżeli weźmiemy pod uwagę fakt, że jednostka od strony organizacyjnej to duża instytucja profesjonalnie zarządzana, nie może dziwić stawianie pewnych wymogów dotyczących terminów wewnętrznych. Chyba można też od naukowców oczekiwać w tym zakresie stosownej komunikacji i odpowiedzialności. Życie pokazuje, że bywa z tym różnie, ale nie wydaje się nam, by przywoływanie co ciekawszych wyimków z korespondencji z naukowcami mogło przysłużyć się sprawie. Nie chodzi o budowanie antagonizmów na linii naukowcy – pracownicy administracyjni, lecz o ich łagodzenie. Najprostszą do tego drogą wydaje się dostrzeżenie perspektywy drugiej strony.

Kosztorys i polityka finansowa jednostki

Nie wydaje nam się, by pandemia (która przeszkodziła wszystkim w realizacji działań naukowych) udowodniła, iż wymogi dotyczące kosztorysu w konkursach organizowanych przez NCN są anachroniczne. Przeciwnie, Centrum bardzo elastycznie podeszło do rozwiązań postulowanych przez kierowników projektów, tak przynajmniej wynika z naszych doświadczeń. Na temat kosztorysów projektowych warto dodać, że reguły gry są jasne i klarowne, większość zainteresowanych doskonale wie, jakie działania i kategorie kosztów mogą być sfinansowane, co jest kosztem kwalifikowalnym, a co nie. Wbrew pozorom niezmienność zasad w tym zakresie naszym zdaniem bardziej ułatwia niż utrudnia przygotowanie kosztorysu. Naukowcy już ten system znają, podobnie jak jednostki. Co więcej, stałość zasad finansowych w NCN powoduje, że etap przygotowania projektu związany z zaplanowaniem działań i zasobów ludzkich i finansowych nie jest tak bardzo czasochłonny. Więcej przeszkód niekiedy występuje po stronie podmiotu realizującego niż Centrum. NCN nie ingeruje w politykę finansową jednostki, a często to ona narzuca dodatkowe wymogi i oczekuje od kierownika projektu dodatkowych działań, zgód, podpisów itd. Zresztą warto pamiętać, że u źródeł wielu regulaminów, zarządzeń czy wymogów często stoją naukowcy zarządzający jednostką, których celem nie jest przecież szkodzenie innym naukowcom, lecz troska o efektywne zarządzanie. Ponadto chyba trzeba przypomnieć, że w przypadku realizowania projektów finansowanych przez NCN obowiązuje dyscyplina finansów publicznych, a większość wymogów formalnych w jednostkach związana jest z odpowiedzialnością, jaka wiąże się z wydatkowaniem środków publicznych. I w tym wypadku warto uniknąć uogólniania – różne są jednostki, różne procedury, różne problemy.

Należy bowiem pamiętać, że pieniądze przyznane na realizację projektu, to nie prywatne pieniądze naukowca, a pieniądze publiczne. Stąd też wsparcie udzielane naukowcom przez pracowników administracji na etapie realizacji projektów również jest cenne i pozwala na uniknięcie poważnych błędów, a co za tym idzie umożliwia rozliczenie projektu pod względem formalnym. Warto podkreślić, że umowa na realizację projektu jest trójstronna i podpisuje ją kierownik projektu, kierownik jednostki oraz Dyrektor Centrum, a odpowiedzialność kierownika projektu za prawidłową realizację projektu jest bezsprzeczna (realizacja projektu bez zawierania jakiejkolwiek umowy wydaje nam się bardzo egzotycznym pomysłem). Nawiasem mówiąc, nie bez przyczyny ocena dorobku kierownika projektu ma istotny wpływ na ocenę całego projektu. Skoro agencje finansujące badania pozyskują środki z pieniędzy podatników, to naukowcy są winni społeczeństwu dzielenie się uzyskanymi wynikami, zatem nikt nie przyzna finansowania badaczowi, który nie rozliczył się z wcześniej realizowanego projektu i nie opublikował wyników badań.

Wsparcie merytoryczne

Wreszcie nasze doświadczenia pokazują, że biuro wsparcia projektów może także efektywnie pomagać na poziomie samej merytoryki, oczywiście tylko wtedy, gdy naukowcy są na taką współpracę otwarci. Wiele projektów wysyłanych jest do oceny zewnętrznej bez szerszej konsultacji środowiskowej. Zamiast poddać projekt ocenie w gronie bliższych i dalszych współpracowników, czasami naukowcy pierwszy raz otrzymują komentarze do swojego pomysłu ze strony ekspertów i recenzentów z NCN. Tymczasem naukowy proces tzw. grillowania grantu, tj. życzliwej, ale krytycznej koleżeńskiej lektury wniosku projektowego, jest często bardzo wartościowy i dla kierownika projektu, i dla samego wniosku. Zadanie poprowadzenia takiego procesu może niekiedy przypadać kompetentnym pracownikom biur projektowych, czy to poprzez krytyczną lekturę opisów (jeżeli wniosek dotyczy obszaru, w którym mają kompetencje merytoryczne), czy to poprzez koordynowanie wewnętrznego procesu oceny wniosków w jednostce. W interesie samych naukowców i całego systemu jest to, by do oceny kierowane były tylko projekty rzetelnie przygotowane i poddane środowiskowej krytyce. Pozwala to oszczędzić czas i pracownikom administracyjnym, i uczelni, i Centrum oraz zwiększa szanse na pozytywny wynik oceny projektów i lepszy współczynnik sukcesu jednostki.

Na marginesie tylko dodamy, że w naszej opinii opisy projektu są tekstami o charakterze naukowym, tak jak artykuły czy recenzje. Są to oczywiście teksty o własnym charakterze, ustalonej strukturze, stosuje się w nich nieco odmienny system powoływania źródeł, oparte są na wynikach badań wstępnych a nie kompletnych, a przede wszystkim zbudowane są na odwrotnej logice: nie „od opisu przeprowadzonych badań do uzyskanych wyników”, lecz „od opisu spodziewanych wyników do zaplanowanych badań”. Niemniej, skoro są to teksty naukowe, to być może warto zaakceptować fakt, że ich przygotowanie wymaga pewnych kompetencji i swoistego treningu, tak samo jak pisanie innych tekstów naukowych. Stąd też szczególnie pomocne przy tworzeniu opisów może być sięganie do doświadczeń osób, które mają kompetencje zarówno wynikające z wykształcenia, jak i doświadczenia projektowego.

O uwzględnianie wszystkich uczestników systemu grantowego

System grantowy, aby dobrze działać, wymaga nie tylko odpowiedniego finansowania, ale również dobrej współpracy między różnymi stronami. Ten aspekt funkcjonowania akademii bywa pomijany w dyskusji, którą zwykle toczą między sobą naukowcy. Chcielibyśmy, by pracownicy administracji byli przez naukowców traktowani podmiotowo, by nie deprecjonować działania biur wsparcia projektowego, toczyć dyskusje na temat systemu grantowego w taki sposób, żeby wzrastało zaufanie między naukowcami a pracownikami administracji. Warto poprawiać działanie systemu, zmniejszać na tyle, na ile to możliwe, biurokrację, usprawniać procesy. Uwzględnianie perspektywy innych stron zainteresowanych jak najlepszym działaniem systemu jest według nas elementarnym i możliwym do uwzględnienia postulatem.

Dr Anna Stachowiak-Szrejbrowska, Centrum Wsparcia Projektów UAMDr Piotr Alexandrowicz, Poznańskie Towarzystwo Przyjaciół Nauk

Wróć